„5 whys” kontra problem „Nasze daily trwa za długo!”

Poszukiwanie rozwiązań na podstawie symptomówMetoda 5 dlaczego (ang. 5 whys) to narzędzie analityczne, stworzone przez Sakichi Toyodę, twórcę Toyoty, które pozwala dotrzeć do źródeł problemu, lepiej go zrozumieć, a dzięki temu znaleźć możliwie proste i skuteczne rozwiązanie. Polega na zadaniu następujących po sobie 5 pytań, z których każde rozpoczyna „Dlaczego…” i wynika z ostatniej odpowiedzi.

Technika stanowi swoiste antidotum na pułapkę, w którą łatwo wpaść – poszukiwanie rozwiązań na podstawie symptomów, powierzchownego zrozumienia sytuacji, jak na obrazku obok. Widzę problem, a przynajmniej tak mi się wydaje > od razu szukam rozwiązania. Przygotowałam dla Was przykład, który obrazuje jej wykorzystanie.

Problem: Nasze daily trwa za długo! (ok 45 min)

  1.       Dlaczego potrzebujecie tyle czasu?

Często dyskutujemy, czy nawet sprzeczamy się o to, jak powinien działać ficzer albo o architekturę

  1.       Dlaczego się o to sprzeczacie?

Bo nie jest to nigdzie spisane

  1.       Dlaczego nie jest to spisane

Bo nie ma na to czasu podczas Refinementu

  1.       Dlaczego nie macie na to czasu?

Bo jest sporo tematów do omówienia. Gdybyśmy dyskutowali szczegółowo o wszystkich i jeszcze spisywali ustalenia, Refinement trwałby wieczność

  1.       Dlaczego macie tyle tematów do omówienia?

Bo rzadko robimy Refinement

Możliwe rozwiązanie – róbmy Refinement częściej.

Na co warto zwrócić uwagę podczas korzystania z metody?

  • Czy pomiędzy poszczególnymi pytaniami i odpowiedziami na nie zachodzi relacja przyczynowo skutkowa. Łatwo to zrobić, budując historię na podstawie odpowiedzi na poszczególne pytania, rozpoczynając od punktu 5:

Rzadko robimy Refinement (5) DLATEGO Jest na nim sporo tematów do omówienia (4) DLATEGO Podczas spotkania nie ma czasu na szczegółowe dyskusje i spisywanie ustaleń (3) DLATEGO Nie mamy spisanych wniosków (2) DLATEGO Podczas daily dyskutujemy i sprzeczamy się o działanie ficzerów i ich architekturę (1) DLATEGO Daily trwa bardzo długo (problem)

  • Czy kolejne pytania dotykają sedna tematu, który pojawił się w ostatniej odpowiedzi, czy może odwracają od niego uwagę. Jeżeli tak się wydarzy, prawdopodobnie wyłapiecie, że popłynęliście w błędnym kierunku, sprawdzając relację przyczynowo – skutkową, o której pisałam wyżej. Warto jednak pamiętać o takim ryzyku podczas całego ćwiczenia.

Przykład alternatywnej odpowiedzi na drugie pytanie:

  1.       Dlaczego potrzebujecie tyle czasu?

Często dyskutujemy, czy nawet sprzeczamy się o to, jak powinien działać ficzer albo o architekturę

  1.       Dlaczego się o to sprzeczacie?

Bo mamy w zespole osoby o różnym doświadczeniu i silnych charakterach i każdy chce postawić na swoim

Nie jest już tak prosto, jak w moim przykładzie, prawda? Kluczowe będzie kolejne pytanie:

  1.       Dlaczego macie takie osoby w zespole?

No to już nie zależy od nas

I znów jesteśmy w kropce.

vs

  1.       Dlaczego daily jest spotkaniem, podczas którego każdy chce postawić na swoim rozwiązaniu

Bo nie mamy tego przegadanego wcześniej

Ta odpowiedź ma już szansę zaprowadzić nas do źródeł problemu.

  • Czy mimo wszystko nie traktujemy sytuacji zbyt powierzchownie. Analiza problemu za pomocą metody 5 x dlaczego zwiększa szanse na to, że dotrzemy do sedna problemu, jego źródeł. Wiele sytuacji, z którymi się spotkacie, będzie na tyle skomplikowanych, że będzie miało takich źródeł wiele. Warto zdawać sobie z tego sprawę i traktować je jako jedno z wielu narzędzi, które pomaga spojrzeć na sytuację w szerszym kontekście.

Najpopularniejszym przykładem wykorzystania metody 5 whys, z jakim możecie się spotkać,  jest historia pomnika Lincolna w Waszyngtonie. Podobno kiedy pomnik zaczął niszczeć z powodu silnych środków chemicznych, którymi był regularnie obmywany, załoga odpowiedzialna za jego kondycję zleciła głębsze zbadanie problemu, do czego wykorzystano właśnie tę metodę. Jeżeli jesteście ciekawi, jak było naprawdę, zachęcam do lektury materiału poświęconego tej historii.

Osobiście bardzo go lubię – w obrazowy sposób przedstawia wartość, jaka płynie z kilkukrotnego powtórzenia pytania, które rozpoczyna „Dlaczego…” oraz to, jaką wagę odgrywa tutaj relacja przyczynowo – skutkowa pomiędzy kolejnymi poziomami zgłębiania problemu.

Problem: Pomnik Lincolna jest w opłakanym stanie.

  1.       Dlaczego pomnik jest w opłakanym stanie?

Musi być często czyszczony z użyciem silnych środków chemicznych

  1.       Dlaczego te środki są niezbędne?

Żeby zmyć z pomnika ogromną ilość ptasich odchodów

  1.       Dlaczego jest ich na nim tyle?

Na pomniku żyją roje pająków, które są przysmakiem dla ptaków

  1.       Dlaczego jest na nim tyle pająków?

O zmierzchu zawsze pojawia się tam chmara owadów, która jest przysmakiem pająków

  1.       Dlaczego jest tam tyle owadów?

Przyciągają je światła, które są wieczorem zapalane wokół pomnika.

Sprawdźmy: Światła zapalane wieczorem wokół pomnika przyciągają chmarę owadów (5) DLATEGO O zmierzchu jest ich tam zawsze chmara (4) DLATEGO Żyją tam pająki, dla których owady są przysmakiem (3) DLATEGO Jest tam także mnóstwo ptaków, dla których przysmakiem są pająki. Stąd ich odchody na pomniku. (2) DLATEGO Pomnik musi być często czyszczony z użyciem silnych środków chemicznych (1) DLATEGO Pomnik Lincolna jest w opłakanym stanie (problem).

W tym przypadku skutecznym rozwiązaniem okazała się praktycznie bezkosztowa zmiana godzin włączania i wyłączania świateł wokół pomnika, aby ograniczyć liczbę zlatujących do niego owadów. Gdyby zatrzymać się jedynie na symptomach – można by wymyślać przeróżne sposoby (np. zmiana środków chemicznych na ekologiczne), ale żadne z nich nie rozwiązałoby sedna problemu.

Być może Wam ten przykład również przypadnie do gustu i zapamiętacie go. Aby Wam to ułatwić, przygotowałam dla Was jego prostą wizualizację z Lincolnem w roli głównej.

5xwhy na przykładzie przypadku pomnika Lincolna

5xwhy na przykładzie przypadku pomnika Lincolna

Komentarze do wpisu: “„5 whys” kontra problem „Nasze daily trwa za długo!”

  1. Metodę znałam, czasami ją stosuję (teraz myślę, że powinnam częściej), ale wytłumaczona na takich przykładach i opatrzona mechanizmem sprawdzania jest łatwiej przyswajalna, więc dzięki za przydatny wpis! 🙂


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Ta strona używa Cookies, korzystając z niej wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Nasza Polityka Prywatności
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x
X