Antywzorce stosowania post-itów

Witajcie Kochani. Dawno mnie tu nie było. Miesiącami bez efektu próbowałam wepchnąć się pomiędzy częste, regularne publikacje innych autorów agile247. Było ciężko, ale w końcu jestem, udało się!

Dzisiaj chciałabym poruszyć bardzo ważny dla mnie, osobisty temat, który często zabiera mi sen z powiek: post-ity. Wszakże post-ity to, obok pisaków, białych tablic, magnesów, ew. Jira, podstawowe narzędzie pracy Scrum Mastera. Wyobrażacie sobie pójść na retrospektywę, czy też doskonalenie Product Backloga bez lnianej siaty albo (wedle upodobań) plastikowej skrzynki na narzędzia wypełnionej post-itami? Ja nie. Lata praktyki pokazały mi, że niedoceniana przez ludzi spoza branży albo w ogóle ludzi sztuka korzystania z post-itów ma swoje meandry, czy jakoś tak. No w każdym razie chcę dać Wam złote rady, jak okiełznać najczęstsze pułapki albo chociaż ostrzec Was przed kilkoma kardynalnymi błędami, które można nieświadomie popełnić. Uwaga, zaczynam (bardzo się dziś dla Was postarałam, prawie jakbym książkę pisała).

Pomyłkowe użycie karteczek bez kleju zamiast post-itów

Identyfikacja

Podczas spotkania pada wyczekane przez Scrum Mastera hasło “a teraz przyklejcie swoje post-ity na ścianę”, ale zamiast odgłosów szurania krzesłami, “przepraszam” “o, przepraszam” szturchających się nawzajem ludzi w pędzie na ścianę, słychać ciszę. Jeśli dodatkowo uczestnicy spuszczają wzrok i miętoszą w dłoniach kartki, na których przed chwilą zapisali swoje przemyślenia, wiedz, że rozdałeś im karteczki bez kleju zamiast post-itów.

Konsekwencje

Zespół czuje, że źle wykonał zadanie, jest smutny, zdezorientowany, albo nawet zawstydzony. Uważaj, bo w takim stanie nie jest zdolny do dalszej, intensywnej pracy. Musisz zareagować.

Porady

  • Każ zespołowi przepisać na post-ity wszystko co zapisali

Najprostszym rozwiązaniem jest wydanie polecania (odpowiednio stanowczym i podniesionym głosem), aby każdy przepisał na post-ity to, co tam sobie wcześniej nagryzmolił. Wzmocnisz swój autorytet argumentem, że tamte tańsze karteczki to był tylko brudnopis, a teraz mają pisać wyraźniej.

  • Zawsze noś w swoim Scrum Masterskim boxie taśmę malarską, klej trenerski do ściany ew. gumę do żucia

Dobry Scrum Master jest jak McGyver. Wiedząc, że zdarza Ci się pomyłkowo zabrać na spotkanie karteczki zamiast post-itów, zaopatrz się w odpowiednie narzędzia i wybaw zespół z trudnej sytuacji. Każdą karteczkę można przecież przykleić za pomocą taśmy malarskiej, kleju, (zwanego potocznie glutem) albo zamiennie gumy do żucia. Jeśli kleisz kilka kartek ze sobą albo puścisz taśmę po wierzchu kartek pamiętaj, by przynajmniej część treści z postita była widoczna.

  • Kupuj karteczki bez kleju zawsze w tym samym kolorze

Konsekwencja to klucz do sukcesu. Jeśli za każdym razem będziesz kupować karteczki bez kleju w tym samym, najlepiej intensywnym, kolorze (np. fuksja albo turkus), w końcu zapamiętasz które to i przestaniesz zabierać je na spotkania. Możesz też budować swój autorytet w firmie powołując się to, że takie segregowanie narzędzi różnymi kolorami to inspiracja z Lean Manufacturing, gdzie stosuje się różne wyraziste kolory dla unikania pomyłek w ferworze pracy.

Gromadne składowanie folii z post-itami i kupek post-itów ze spotkań

Identyfikacja

Na Twoim biurku zalega sterta poskładanych folii albo kartek z flipcharta oblepionych post-itami ze spotkań, których już nawet nie pamiętasz, a każdorazowe otwarcie szuflady skutkuje zebraniem z podłogi 2-3 post-itów ze świetnymi pomysłami na usprawnienia w zespole. Wciąż wierzysz, że jeszcze kiedyś je przepiszesz.

Konsekwencje

Twoje samopoczucie pogarsza się z dnia na dzień, tracisz zapał do pracy, przez co nie dostrzegasz jej efektów. Wszystko przez to, że do Twojej przestrzeni życiowej wkradł się nieporządek, który zaburza feng shui i blokuje wolny przepływ kreatywnej myśli.

Porady

  • Układaj post-ity dokładnie jeden na drugim, a folie składaj w kwadrat

Zaproś do swojej przestrzeni ład i porządek. Złóż wszystkie folie w równiutkie kwadraty, a z wolnoleżących post-itów stwórz imponujące wieże. Te ostatnie możesz dodatkowo przewiązać wstążką lub sznurkiem, żeby się co chwila nie rozsypywały. Nie dość, że poprawisz sobie samopoczucie, to zaimponujesz każdemu, kto pojawi się przy Twoim biurku. Ogrom usprawnień i świetnych pomysłów na post-itach, które udało Ci się zebrać od ludzi, na pewno zrobi na innych wrażenie.

  • Zrób fiszki oddzielające materiały z różnych spotkań

Fiszki to świetny, uniwersalny wynalazek; pomogą Ci porozdzielać materiały z różnych spotkań, co ułatwi ich przepisywanie, jeśli kiedyś znajdziesz na to czas. Małe sprawdzają się, jeżeli poukładasz materiały zgodnie z zaleceniami pkt wyżej, większe, zrobione np z dużych post-itów o wyrazistym kolorze będą pomocne, jeżeli masz do czynienia z naprawdę pokaźną stertą papierów, które da się uporządkować już tylko pobieżnie, “na oko”: “to pewnie jakieś retro”, “a to zdaje się jakieś pomysły z ubiegłego roku na nowe ficzery”.

  • Wyrzucaj post-ity ze spotkań, które odbyły się ponad półtora roku temu

Pewnych rzeczy nie przeskoczysz. Jeżeli od spotkania minęło ponad półtora roku, pomysły z post-itów najpewniej przedawniły się. Tajemnicą poliszynela jest, że Scrum Masterzy przywiązują się emocjonalnie do zapisanych post-itów. Wiedz, że nie jesteś sam, jeżeli takie porządki przychodzą Ci z trudem. Z czasem będzie Ci łatwiej. Terminy przedawnienia zapisuj sobie na fiszkach, a w kalendarz wrzuć przypomnienie na ich comiesięczny przegląd. Możesz też poprosić o pomoc Scrum Mastera z sąsiedniego zespołu, by na zasadzie wzajemności wyrzucił w Twoim imieniu przeterminowane kartki, a Ty wyrzucisz jego.

  • Rób zdjęcia post-itów i stwórz na nie specjalny folder na Twoim komputerze

To rozwiązanie idealne dla estetów. Jeżeli ponad wszystko cenisz harmonię i spokój myśli, jeszcze na spotkaniu zrób zdjęcia post-itom, papierowe materiały wyrzuć do śmieci, a ich elektroniczną formę zapisz w jakimś zgrabnie nazwanym folderze, np: “post-ity all”. Dzięki temu nie będą Cię rozpraszać w codziennej pracy. Zwróć uwagę, by nie zmieniać nazw plików – domyślne nazwy zdjęć pozwolą ładnie posortować je według porządku chronologicznego, a jednocześnie zdopingują Cię, by regularnie przeglądać każdy z plików przy każdej możliwej okazji. W końcu zapamiętasz, że DSC202247 to te fajne ustalenia co do zmian w DoD z zeszłego roku, których nadal nie udało się uwzględnić w pracy zespołu.

Zbyt mała ilość post-itów na retrospektywę

Identyfikacja

Tuż przed spotkaniem orientujesz się, że ostatnio zespół przesadził z generowaniem pomysłów i masz do dyspozycji niespełna 1 mały bloczek post-itów, pogiętych i posklejanych z kilkukartkowych “końcówek” z poprzednich spotkań.

Konsekwencje

Zespół znów wpuścił Cię w maliny i teraz zamiast wymyślać jakieś nowe, wesołe ćwiczenie, musisz tracić czas na pierdoły. Za karę na retro będzie taka sama technika, jak ostatnio.

Porady

  • Przypomnij, że post-ity to miejsce wyłącznie na mądre, głębokie przemyślenia i że będą czytane na forum całego zespołu

Tym sposobem na pewno naturalnie zredukujesz liczbę potrzebnych post-itów, bo ludzie zaczną się krygować, zastanawiać, czy to, co wymyślili jest na pewno wystarczająco dobre. Ale uwaga! I tak ryzykujesz, bo może pojawić się śmiałek, który zignoruje Twoje cenne wskazówki albo gapa, która Cię po prostu nie usłyszy. W obu przypadkach będziesz mieć do czynienia ze stresującą sytuacją – oni będą zapisywać kolejne post-ity, a Ty obgryzać paznokcie ze stresu, że post-itów zabraknie, co podkopie Twój autorytet.

  • Przydziel każdemu określona ilość post-itów, niech zrobi selekcję swoich przemyśleń

Przed spotkaniem policz post-ity i podziel równo pomiędzy wszystkich uczestników. Ewentualnie, jeśli masz tzw. trudno osoby w zespole, których opinie utrudniają Ci moderację spotkań, przydziel im mniej post-itów. Prawdopodobnie nikt tego nie zauważy, a Tobie będzie łatwiej.

  • Podziel post-ity na pół

Lubimy proste, praktyczne rozwiązania, a do takich właśnie należy przerwanie każdego post-ita na pół. Kilka minut i masz ich 2 razy więcej! Tylko uwaga – zwróć uwagę jak drzesz kartkę, by przez przypadek nie wpaść w pułapkę numer jeden z tego artykułu – jedna połowa będzie miała cały klej, a drugi stanie się zwykłą biedną kartką bezklejową.

  • Zabierz na spotkanie mniej zapisane post-ity ze sterty na Twoim biurku

Bądź eko, kto powiedział, że post-it jest jednorazowy?! Jeśli ktoś będzie miał szczęście i notatka na jego post-icie będzie w miarę pasować do omawianego tematu, nic nie będzie musiał sam pisać. Na pewno zyskasz jego wdzięczność, a to może Ci się kiedyś przydać. Możesz też improwizować i grubym czarnym markerem powykreślać zbędne teksty, zapisane wcześniej na reużywanych postitach (BTW – czy wiesz, że w czasie wojny w taki sposób były cenzurowane listy żołnierzy do rodzin, a pewien oficer wykreślał wszystkie słowa w liście z wyjątkiem spójników? Możesz opowiedzieć tę historię, by odwrócić uwagę temu, kto się przyczepi, że taki reużywany popisany post-it jest nieczytelny)

  • Zarządź zmniejszenie wielkości czcionki

Wbrew pozorom na post-icie zmieści się cała masa tekstu. Poproś zespół o to, by postarali się zmieścić wszystko na jednej karteczce. Mogą stosować skróty i krótkie hasła kompresujące dłuższą myśl – na pewno bez problemu wszyscy poradzą sobie z ich rozszyfrowaniem w drugiej części spotkania. Przecież pracujecie wszyscy nad jednym produktem, więc nie ma niebezpieczeństwa nieporozumień.

  • Odwołaj spotkanie

Rozwiązanie radykalne, ale nieraz konieczne. Napisz maila do Zespołu, że z powodu braku post-itów odwołujesz retrospektywę. Na pewno zrozumieją. To tak jakby oni mieli kodować bez działającej myszki – tak samo nie da się zrealizować retro bez przylepnych karteczek.

Nieposzanowanie post-itów

Identyfikacja

Podczas spotkań zauważasz niepokojące objawy, które mogą świadczyć o tym, że zespół nie okazuje post-itom należytego szacunku, np. krzywo naklejone post-ity, post-ity z bazgrołami obok tekstu, z pozaginanymi rogami, zmiętoszone wcześniej w dłoniach albo zgięte na pół, niechlujnie przyklejone tak, że widać, że jedna część bardziej przylega do tablicy czy ściany niż reszta…

Konsekwencje

Tak bardzo zajmuje Cię to, co dzieje się z formą post-itów, że nie możesz skupić się na ich treści, gubisz wątek w trakcie dyskusji, przestajesz panować nad facylitacją spotkania. Bez tego zespół nie ma szans na wartościowe rozmowy, zatem szybko może uznać, że bez sensu się spotykać!  

Porady

  • Spytaj swojego certyfikowanego trenera, jaki jest najlepszy sposób odklejania postitów z bloczka

Wielu doświadczonych Scrum Masterów spójnie ze sobą potwierdza, że najbardziej wartościową umiejętnością, jaką wyciągają ze szkoleń jest właśnie regularnie ćwiczony właściwy sposób odrywania post-itów. Cała sztuka polega na tym, by ciągnąć od boku a nie od dołu – ale żaden opis nie zastąpi praktycznej prezentacji ze strony doświadczonych i wyselekcjonowanych mentorów. Powtarzaj to ćwiczenie aż Ci wejdzie w nawyk.

  • Zorganizuj szkolenie z prawidłowego posługiwania się post-itami

Jeśli już masz prawidłowy nawyk odrywania post-itów, przy każdej okazji wplataj tę wiedzę  w trakcie ewangelizowania zespołu. Nawet jeśli narzekają na to, że ciągle się w tej kwestii powtarzasz, nie poddawaj się, aż nie nauczą się robić tego poprawnie! Nawet Tobie na złość. Liczy się efekt, prawda?

  • Rozwieś na ścianach instrukcje korzystania z post-itów w formie infografik

Pamiętaj, by oddziaływać na wszystkie trzy półkule mózgowe, więc oprócz logicznej instrukcji słownej, przygotuj też zestaw plakatów z obrazkowym wytłumaczeniem, o co Ci chodzi. Niestety niektórzy członkowie Twojego zespołu mogą potrzebować trochę prostszych form edukacyjnych. Nie zapomnij zwrócić im uwagi, że przygotowujesz to właśnie ze względu na nich. Docenią Twoją odwagę, otwartość i zaangażowanie, uszanują Twoje skupienie się na celu, jakim jest usprawnianie pracy zespołu.

  • Napisz artykuł do magazynu firmowego

Jest duże prawdopodobieństwo, że słaba kompetencja poprawnego stosowania post-itów jest impedimentem ogólnoorganizacyjnym. Identycznie niechlujnie traktowane są post-ity w całym IT, a łatwo udowodnić, że i w Dziale Księgowości, czy HR nie umieją tego zrobić tak, jak trzeba. Poświęć sporo czasu i przygotuj rozbudowany artykuł do intranetu albo wewnątrzfirmowej gazetki. Jak dobrze to rozegrasz, to upieczesz dwie pieczenie na jednym ogniu – dostarczysz wartościową wiedzę wszystkim pracownikom, a przy okazji będą kojarzyć że “ten cały Skrum” to coś związanego z post-itami – takie mnemotechniki to najlepszy sposób na włączenie zwinnego podejścia do firmowego DNA.

No dobrze, to tyle na dziś. Nie będę zalewać Was zbyt dużą dawką wiedzy, bo i tak nie zapamiętacie wszystkiego. Trzymajcie się cieplutko i do następnego razu.

P.S. Zanim skomentujesz “co to Agile247…”, sprawdź datę posta.

Źródło zdjęcia: https://flic.kr/p/6zQugj autor: Marcin Wichary, na licencji CC BY 2.0

Komentarze do wpisu: “Antywzorce stosowania post-itów

  1. Agenda Karteczkoza-Naukowska

    Rozmiar a poziom innowacyjności organizacji.

    No tak, niby śmichy chichy a temat jest poważny. Jednak mimo starań autorki przegląd antywzorców jest niepełny. Badanie naukowe nie może być ograniczane tylko dlatego, że większość czytelników i tak nie zapamięta wszystkiego. W naukowym podejściu nie wolno opierać się na tym, że nikt nie czyta! A fuj!
    Więc po kolei (czyli naukowo).

    Rozmiar sukcesu

    Badania nad przyczynami porażek i sukcesów w złożonych systemach środowisk korporacyjnych (link do badania na końcu analizy) wykazały znaczącą korelację (poziom istotności statystycznej badań, na które będę się powoływała wynosi 0,0123) pomiędzy długością boku karteczki a efektywnością organizacji. Może się to wydawać śmieszne, ale rozmiar karteczki ma znaczenie. Badania te pokazały złożone powiązania miedzy kreatorami rozwiązań na rynku a ich chytrymi naśladowcami – czego badacze z Uniwersytetu w ogóle się nie spodziewali.
    W korporacjach o znacząco niższej efektywności (poniżej pierwszego kwartyla) dominowały karteczki o boku 74mm i przeważała koncentracja na porażkach, a nawykowym zachowaniem menedżerów i scrum masterów było szukanie win.
    W organizacjach dominujących w swoich branżach, których pozycja jest trudna do osiągnięcia przez konkurencję dominowały karteczki o boku 75mm. W tych firmach przeważała organizacyjna pozytywność (definiowana zgodnie z podejściem Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego i pracami Marina Seligmana i Barbary Fredrickson) oraz koncentracja na sukcesach i szybkiej nauce na zwykłych błędach lub błyskawicznej nauce na spektakularnych porażkach.

    Kolor czy barwa

    Dodatkowo okazało się, że w firmach „Małe 74” karteczki mają odcienie bledsze, są z lichszego papieru, mają bardziej chropowatą, nieprzyjemną w dotyku powierzchnię oraz pochodzą od dostawców, którzy kradną pomysły i patenty od liderów rynku. W firmach „Duże 75” karteczki w 89,3% przypadków miały pozytywne, świetliste barwy a dotyk ich gładkiej powierzchni był jak łechtanie wilgotnej skóry młodzieńca przez nieśmiałe promienie porannego słońca na korporacyjnej łące zakwitłej w 78% przez kwieciste pomysły szczęśliwych pracowników.

    Idzie nowe

    W wynikach badań pokazał się też nowy trend, o którym naukowcy na razie piszą z pewną nieśmiałością (poziom istotności statystycznej w nielicznych badaniach nie przekracza 0,0987). W kilku bardzo dojrzałych, zwinnych organizacjach sposób korzystania z karteczek (75mm!) zaczyna być nieuświadomioną kompetencją organizacji jako systemu. Bardzo często kiedy Scrum Master przychodzi na spotkanie z zespołem karteczki są już w sali – rozmieszczone na ścianach i stołach w najlepszy możliwy sposób i pod względem struktury i kompozycji i pod względem treści. W jednej z firm, która jest niekwestionowanym liderem w branży Agijle treść karteczki została oddolnie, samoorganizacyjnie ujednolicona i wystandaryzowana. 93,8% karteczek zawierało dwie duże kropki (średnica 4,5 do 7,9mm) ułożone z poziomie oraz nawias umieszczony pod nimi. Stało się to bez uruchamiania adekwatnego projektu czy programu, bez żadnych plakatów motywująco-ukierunkowujących a co więcej, bez wpisywania standaryzacji zwinności do strategii 2007-2097 !
    Przykład godny naśladowania a może nawet ukradzenia lub skopiowania.

    Szczegółowy opis badań oraz linki do dalszych materiałów w temacie znajdziecie pod linkiem: https://badaniaowyzszosci/swieta/wielkanoc/karteczki/75mmczy74mm/nowaeraagila.html

    A zwinny portal agile247, który jako jedyny odważnie przedstawia nowinki, o których nie śniło się zaspanym pracownikom niższych poziomów struktur organizacyjnych jest najlepszym przyczółkiem do promowania nowego sposobu pracy, życia i zwinnego rozwijania.

    Polecam i zapraszam i przepraszam.
    Wasza Redaktorka Stażystka bez Redakcji

    PS. Wspomniany model mózgu oparty na półkulach jest już dawno nieaktualny. Jest ich o wiele wiele więcej! Polecam poczytać internet …

  2. Hm, rozumiem, że autorka początkuje w pisaniu na Agile247? Tylko dlatego skomentuję ten wpis łagodnie. Dużo tekstu, mało treści – jak dla mnie. Nasilenie na temat takie, jakby istotą działania Scrum Mastera były równo poukładane post-ity. Nie doczytałam do końca. Wpis odbiega od poziomu innych wpisów na Agile247. Teraz będe sprawdzać, kto napisał post zanim zacznę czytać coś na tym portalu. Szkoda. Do tej pory czytałam w ciemno. 🙁


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Ta strona używa Cookies, korzystając z niej wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Nasza Polityka Prywatności
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x