Pomysł na retrospektywę z feedbackiem

Feedback ważna rzecz.

Feedback to informacja zwrotna o tym, jak jesteśmy postrzegani przez innych. Co cenią w naszej postawie i zachowaniu, a co uważają za warte czy konieczne zmiany. Nie bez przyczyny jako pierwsze wymieniłam informacje pozytywne. Choć coraz częściej spotykam osoby, które uważają dawanie i przyjmowanie feedbacku za naturalny element pracy i etap rozwoju, to jednak wciąż wyjątek, a nie reguła. Feedback ma zabarwienie negatywne – stało się coś złego i trzeba o tym powiedzieć. A jakby nazwać go szczerą rozmową o tym, jak postrzegamy siebie nawzajem? Brzmi trochę lepiej. Mam nadzieję.

Uroku feedbackowi nie dodaje jego najpopularniejsza forma – tak zwany feedback kanapkowy (pozytywna informacja >> negatywna >> pozytywna). Jeśli ktoś choć raz miał zaserwowaną taką kanapkę w nieudolny sposób, słysząc zdanie typu: Bardzo fajnie zrobiłeś x i y… nie skupia się na jego treści, tylko na tym, kiedy usłyszy kluczowe ALE, po którym nastąpi chwila „prawdy”. Szkoda, bo w takim wydaniu, to, co pozytywne jest traktowane jako konieczny okład na gorzkie słowa.

Jak więc poprowadzić w zespole sesję dawania sobie nawzajem rzetelnego, wieloaspektowego feedbacku tak, żeby wszyscy czuli się komfortowo? Jak zrobić to w taki sposób, żeby każdy miał szansę dać feedback każdemu (tzw. feedback 360 stopni). Z pomocą przyszła mi znajoma psycholożka.

Na początek feedback pisemny

Technika jest wariacją na temat popularnej rozgwiazdy (do more, do less, keep doing, start doing, stop doing). W tym wydaniu każda osoba w zespole ma plakat z 5-oma kategoriami rozgwiazdy, podpisany swoim imieniem. Treścią wypełniają go inni. Wszyscy mają zapewnioną prywatność, bo oceną na swój temat nie trzeba się z nikim dzielić.

Feedback jest budowany na bazie 5-u obszarów kontekstowych, dzięki czemu jest zbalansowany (robisz fajnie / niefajnie) i daje naprawdę szeroki wachlarz informacji o tym, jak jesteśmy postrzegani w zespole:

Utrzymaj (robisz super), Rób więcej (bo za mało się angażujesz w x albo jesteś super w y, więc daj z siebie więcej), Rób mniej, Zacznij robić, Przestań robić.

Informacje zwrotne piszemy na karteczkach samoprzylepnych po tej stronie, na której znajduje się pasek z klejem, żeby nikt poza adresatem nie mógł ich zobaczyć. Następnie przyklejamy karteczki w odpowiednią przestrzeń na plakacie. Dobrze wprowadzić zasadę – jedna informacja na jednej karteczce, dzięki czemu feedback będzie bardziej czytelny.

Warto zapytać wcześniej zespół, czy chciałby dać sobie nawzajem feedback – anonimowo i bezpiecznie. To ważny i dla wielu trudny temat, dlatego nikt nie powinien być zaskoczony przebiegiem spotkania.

Co jest potrzebne?

Najwygodniej przeprowadzić spotkanie w przestronnej sali, w której każdy będzie mógł komfortowo rozpisywać na karteczkach feedback dla innych, a później przeczytać informacje zwrotne na swój temat. Potrzebne są duże kartki (wygodny jest format A2 – np. połowa kartki na flipchart albo folii elektrostatycznej), długopisy dla każdego oraz duża ilość karteczek samoprzylepnych. Pełną anonimowość zapewnią karteczki w jednym kolorze.

Przed spotkaniem przygotowałam opisane folie dla każdej osoby z zespołu  i rozwiesiłam je na ścianach sali. Razem z jawnym feedbackiem dla wymyślonego przeze mnie Karola, który posłużył mi za przykład w czasie wyjaśniania zasad.

Przebieg spotkania

Warto zacząć od rozmowy o tym, po co chcemy dać sobie feedback,  jakie mamy oczekiwania, z czym chcemy wyjść ze spotkania. Najważniejsza zasada – oceniamy zachowania i postawy, a nie osoby. Dla wielu pomocny może okazać się model albo elementy modelu FUKO:

F – fakty – podaj przykłady konkretnych zachowań osoby

U – ustosunkowanie się – jaki masz stosunek do takiego zachowania – podoba ci się, przeszkadza, rozprasza…

K – konsekwencje – jak zachowanie wpływa na Ciebie albo na zespół

O – oczekiwania – co może się zadziać, jakie masz sugestie

Najważniejszymi elementami są wytłuszczone F (fakty) i K (konsekwencje) – im więcej konkretów pojawi się na karteczkach, tym bardziej wartościowy feedback.

Główna część spotkania to czas przeznaczony na indywidualną pracę nad feedbackiem dla wszystkich osób z zespołu. Ważne by, każdy pracował w taki sposób, jak mu wygodnie. Jedni wolą co  chwila przyklejać kolejną porcję karteczek na odpowiednie folie, inni grupować je w sobie wiadomy sposób i przykleić wszystkie naraz na końcu. Na spokojną pracę trzeba liczyć ok. 5 min na osobę. Przy zespole liczącym 9 osób, wstęp i część główna zajmą ok. godziny.

Po przygotowaniu feedbacku pora na lekturę informacji zwrotnych od innych. Na tę część spotkania dobrze przeznaczyć ok 0,5 h. To czas na dyskusję o wrażeniach, podziękowania, pytania o to, co budzi wątpliwość i doprecyzowanie części tematów. Podczas podsumowania mogą wypłynąć drażliwe kwestie, które nie doczekały się wcześniej szerszej dyskusji w zespole.

Polecam bo…

Technika pozwala w krótkim czasie przekazać wszystkim osobom z zespołu przemyślany, konstruktywny i wieloaspektowy feedback. Dzięki temu każdy ma szansę dowiedzieć się, za co cenią go inni i oswoić z gorzką prawdą o tym, co im przeszkadza w naszym sposobie pracy. I jedno, i drugie może zaskoczyć. Wypielęgnowany przez nas obraz siebie może mieć się  nijak do tego, jak postrzegają nas inni. Zachęcam do konfrontacji, bo to ciekawe doświadczenie, spojrzeć na siebie oczami innych.

Warto przeprowadzać feedback 360 stopni cyklicznie. Pierwszy raz może właśnie pisemnie i anonimowo, kolejny… Kto wie, co ma szansę zadziać się w zespole po takim retro.

(Czas: 1h 30 min/ 1h w zależności od wielkości zespołu)

Jeden komentarz do wpisu: “Pomysł na retrospektywę z feedbackiem


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

Ta strona używa Cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x