Złodziej czasu – ukryty Work In Progress

Można mieć wrażenie, że złodzieje czasu są dzisiaj plagą. Mamy dostęp do ogromu informacji, miejsc do zobaczenia i rzeczy do zrobienia, a zarazem jakby coraz mniej czasu na to, by działać i doświadczać. W ubiegłym roku podczas konferencji Agile By Example Henrik Kniberg wystąpił ze świetną prezentacją, w którym porusza m.in. temat tego, jak korzystamy z czasu – prywatnie i zawodowo. Całe wystąpienie jest inspirujące, mi natomiast szczególnie mocno utkwiło w pamięci proste i bolesne zarazem stwierdzenie, że wszyscy mamy do dyspozycji dwadzieścia cztery godziny na dobę, ani minuty więcej. Jedni w tym czasie robią mnóstwo ciekawych, wartościowe rzeczy, inni żyją w przekonaniu, że ktoś nieustannie okrada ich z tego czasu właśnie; być może ci pierwsi, skoro mają niesprawiedliwy dostęp do extra godzin – “skąd ty bierzesz na to wszystko czas”? “Z tej samej puli dwudziestu czterech godzin, z której korzystasz ty”, brzmi poprawna odpowiedź. Podobnie jest z zespołami. Część z nich również narzeka, że ktoś wykrada im cenny czas, który mogłyby poświęcić na robienie “tych wartościowych” rzeczy. Mam odpowiedź na pytanie kto – ukryty Work In Progress.

Work In Progress to w nomenklaturze kanbanowej określenie na zadania w toku, czyli takie, nad którymi zespół rozpoczął pracę, ale jeszcze ich nie ukończył. W taki sposób jest często nazywana jedna z kolumn najprostszej postaci tablicy Kanbanowej, wykorzystywanej również przez zespoły Scrumowe:

Reklama


Backlog | To do | In progress | Done

“Gdzie tutaj miejsce ukryty Work In Progress”, słusznie zapytacie. Przecież wszystko, co znajduje się w kolumnie In progress jest jawnym In Progressem. Tak. Ponieważ ukryty Work In Progress to praca wykonywana przez zespół, której na tablicy nie widać. Jak to możliwe?

Stworzenie tablicy dla zespołu (elektronicznej lub analogowej), czyli wizualizacja pracy to ważny krok, który pozwala zobaczyć, a dzięki temu zrozumieć, nad czym faktycznie pracuje zespół, na co poświęca czas. W pierwszej kolejności na tablicę trafiają zadania oczywiste – tematy, za realizację których odpowiada zespół. Weźmy przykład: mój zespół jest odpowiedzialny za rozwój i utrzymanie usługi X. Zatem na jego tablicy znajdują się zadania dotyczące nowej funkcji tej usługi, duże zadania utrzymaniowe oraz błędy zgłaszane przez klientów. To jawny Work In Progress. Kiedy się jednak przyjrzeć z lotu ptaka, jak wygląda codzienna praca tego zespołu, okazuje się, że:

  • na kanale na komunikatorze zespołu codziennie pojawia się mnóstwo drobnych zapytań od programistów z innych zespołów,
  • dwie osoby z zespołu rozwijały wcześniej inną usługę, o czym pamiętają koledzy i koleżanki, z którymi kiedyś współpracowały i z przyzwyczajenia to właśnie do nich wysyłają zapytania o działanie usługi, proszą o pomoc przy małych zadaniach,
  • nierzadko Właściciel Produktu lub jego szef przynosi pilne zadania – wrzutki, które nie zdążą nawet trafić na tablicę, zanim zostaną wykonane,
  • do pokoju zespołu przychodzą osoby z innych zespołów z pilnymi pytaniami i prośbami,
  • na biurku jednego kolegi stoi telefon, na który dzwonią osoby z obsługi użytkownika z krótkimi pytaniami, mimo ustaleń, że wszystkie zgłoszenia powinny trafiać do systemu.

To tylko przykłady pracy, jaką zespół może wykonywać pod przysłowiowym dywanem, wcale nie mając złych intencji.

Jak złapać ukryty Work In progress?

  • Różnorodność aktywności wykonywanych przez zespół

W szczegółowej identyfikacji, czym realnie zajmuje się zespół, pomaga notowanie wszystkich aktywności i poświęconego na nie czasu. To żmudne zadanie, które przynosi wartościowe i ciekawe wnioski. Proponuję zespołom, aby przez tydzień każdy szczegółowo notował, czym zajmował się danego dnia. Po tym okresie można już wyłapać schematy działań i zobaczyć z perspektywy lotu ptaka, na co pojedyncze osoby i cały zespół faktycznie poświęcają czas. Dodatkowo, na początku eksperymentu, proszę, aby każdy intuicyjnie podzielił koło proporcjonalnie na tematy, którym poświęca w pracy czas. Szczególnie ciekawe jest zestawienie tych pierwotnych wizualizacji z realnym rozkładem czasu.

  • Wrzutki

Jeśli chodzi o wrzutki (w moim rozumieniu zadania pilne, “na wczoraj”), mam do nich radykalne podejście – uważam, że trzeba je rejestrować i regularnie analizować. Zazwyczaj okazuje się bowiem, że można je wyeliminować, a przynajmniej część z nich, dzięki temu, że zidentyfikujemy ich źródło – kto je generuje, pokażemy tej osobie, czy osobom skalę problemu i ustalimy zasady współpracy akceptowalne dla obu stron. Wiele wrzutek jest pokłosiem niezrozumienia, a tym samym nie brania pod uwagę realiów pracy zespołu, niezidentyfikowania zależności z nim lub nie wzięcia go pod uwagę jako interesariusza. Analiza wrzutek może prowadzić do wniosku, że warto lepiej zadbać w firmie o edukację, za co zespół odpowiada i w jaki sposób pracuje. Być może część z Was boryka się z wrzutkami z wiadomego źródła – regularnie generowanymi przez szefa. Pokazanie szefowi skali tematu i wyjaśnienie, czym skutkuje jego działania – opóźnienia w realizacji innych zadań, również może przynieść pozytywny efekt.

  • Małe zadania

Z małymi zadaniami jest jak z pieniędzmi wydawanymi na małe przyjemności – wydaje się, że to drobiazg, dopóki nie zsumujemy kwoty na koniec miesiąca. Wtedy okazuje się, że za te same pieniądze można by zrobić lub kupić coś naprawdę sensownego. Walutą dla małych zadań jest poświęcony im czas zespołu, który też przecież realnie kosztuje firmę. O ile zapisywanie małych zadań może wydawać się, albo może być realną stratą (wastem), to warto choćby poznać skalę ich występowania – ilość w danym okresie czasu. Najprostszym sposobem jest zapisywanie w wybranym miejscu – np. na tablicy – prostego symbolu, np. kreski za każdym razem, kiedy ktoś z zespołu realizuje małe zadanie, którego nie warto wrzucać na tablicę. Jeśli okaże się, że jest ich naprawdę dużo, warto zrobić kolejny krok – zidentyfikować skąd pochodzą i czego dotyczą po to, by ustalić, jak się ich pozbyć (trzeba coś zautomatyzować, zadbać o edukację, poprawić kompleksowo jakiś powtarzający się błąd).

Ukryty Work In Progress to podstępny złodziej. Jedynym sposobem na niego jest sprawienie, aby zaczął być widoczny. Wtedy nabiera kształtów – można go zmierzyć, przeanalizować, wyciągnąć wnioski i przekuć je na konkretne działania – zamienia się w realny problem do rozwiązania.

A jak jest u Was? Podejrzewacie swoje zespoły (albo siebie!) o działanie w dwóch wymiarach – jawnym i tym ukrytym? A może dodacie do mojej listy swoje sposoby na to, jak uporać się z ukrytym Work In Progress?

Poniżej, dla zainteresowanych, wspomniana prezentacja Kniberga.

Jeden komentarz do wpisu: “Złodziej czasu – ukryty Work In Progress

  1. Łukasz Mozalewski

    Myślę że wszystko należy rejestrować na backlog. Można wrzucić zadanie po fakcie zbierając grupę zadań w jedno większe – np. wsparcie X. Potem podczas planowania kolejnych interacji można takie zadania dodawać, o ile się powtarzają. Brak rejestracji utrudnia np. ocenę braku realizacji jakiegoś elementu.


Pozostaw odpowiedź Łukasz Mozalewski Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Ta strona używa Cookies, korzystając z niej wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Nasza Polityka Prywatności
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x