Co to jest wizualizacja? [agilestarter]

seria "Zielony listek"W tym artykule chcę opisać koncepcję wizualizacji, zanim jednak zdefiniuję wizualizację i przytoczę przykłady (zarówno z życia codziennego jak i z wizualizacji stosowanej w zespołach), ustalmy co rozumiemy przez ideę kolejek w wytwarzaniu produktu (które są najczęstszym przedmiotem wizualizacji).

Wyobraźmy sobie zakupy w supermarkecie w okresie przedświątecznym. Kolejki spotkają nas już najprawdopodobniej w momencie próby wjazdu na parking przy sklepie – będą to korki albo wyraźne spowolnienie ruchu przez pojazdy poszukujące miejsca do zaparkowania. Potem czeka nas przebicie się przez tłum ludzi przy wejściu, być może kolejka do stoiska z karpiem za 9 zł albo promocyjnych wędlin krojonych przez obsługę. Gdy już wreszcie zapełnimy cały koszyk zakupów, udamy się do wyjścia i spędzimy uroczy moment w sznurku podobnych nam ludzi, których jest zdecydowanie za dużo jak na moce przerobowe pracowników sklepu siedzących przy kasach. Kolejka tworząca się przed sklepemKolejki w sklepie są widoczne gołym okiem – możemy zrezygnować z karpia albo wędliny ze stoiska i pójść po produkt zapakowany, leżący na półce. W kolejce do płacenia możemy spróbować ocenić, która z nich zostanie obsłużona najszybciej i w takiej się ustawić. W ekstremalnym przypadku, już przed wejściem do sklepu możemy ocenić, że zakupy zajmą nam na tyle dużo czasu, że warto rozważyć udanie się do innego sklepu albo zamówienie online.

Po co w ogóle przytaczam ten przykład? W przeciwieństwie do kolejek w sklepie, kolejki przy wytwarzaniu produktu / oprogramowania są znacznie trudniejsze do zauważenia, zwłaszcza jeśli nie podejmiemy działań umożliwiających ich zwizualizowanie. Przy rozpoczynaniu pracy z zespołem, mającym duże problemy z szybkością realizacji swoich prac, proszę ich o zebranie na jednej tablicy WSZYSTKICH zadań i projektów, jakie są do zrobienia. Ekstremalne przypadki – ale wcale nie takie rzadkie – to konstatacja osób zaangażowanych w proces produkcji, że zadań/projektów/pomysłów do realizacji jest aż tak dużo, znacznie więcej, niż ktokolwiek sobie do tej pory wyobrażał. Wszyscy członkowie zespołów i menedżerowie znają tylko pewien wycinek tego, co jest do zrobienia i jest w trakcie realizacji, póki nie wykonamy dodatkowej pracy związanej z budową takiej listy pracy (niektórzy nazywają to backlogiem ;)). Kolejki zadań “w trakcie” przy rozwoju produktu nie są z natury widoczne. Rozwijany produkt to najczęściej tylko informacja (szkice, prezentacje, dokumenty ze spisaną koncepcją przygotowywanego produktu, częściowo napisany kod, zrealizowane testy), więc w przeciwieństwie do fabryki, nie możemy pójść na linię produkcyjną i zobaczyć częściowo złożone produkty, ani wejść do sklepu i wybrać najkrótszą kolejkę (a z perspektywy zarządzających sklepem – uruchomić kolejne kasy po to, by klienci nie czekali zbyt długo).

Dokładnie takiej obserwacji dokonuje Donald Reinertsen w książce “The Principles of Product Development FLOW”. Niewidoczną kolejką nie można zarządzić, fakt kolejkowania zadań przy rozwoju produktu nie jest też jasny i zrozumiały dla interesariuszy. Ale to, że kolejka wykonywanych zadań rozwojowych nie jest widoczna, nie znaczy, że nie istnieje, a efekty uboczne takiej kolejki są boleśnie widoczne w długich czasach dostarczania, opóźnionej informacji zwrotnej i ciągłym zmienianiu priorytetów nieskończonej jeszcze pracy. Żeby poradzić sobie z zarządzaniem kolejką pracy w toku, można skorzystać z metod wizualizacji i stworzyć widoczne reprezentacje niewidocznej pracy – np. karteczki (postity, wydruki zleceń), tokeny (żetony, magnesy) czy listy zadań zebrane w narzędziu elektronicznym (bugtracker, narzędzie do zarządzania zadaniami, skoroszyt, baza danych).

Czym jest Visual Management?

Gwendolyn Galsworth w książce “Visual Workplace, Visual Thinking” definiuje visual management jako środowisko pracy, które dzięki rozwiązaniom wizualizacyjnym jest samowyjaśniające się, samoregulujące się i samousprawniające. Każdy uczestnik procesu wie, na jakim etapie zaawansowania jest dana praca, jaki jest status danej maszyny w procesie produkcyjnym czy półproduktu – informacja potrzebna do podjęcia działania jest natychmiast widoczna i łatwa do zinterpretowania. Wracając do przykładu z kolejką w supermarkecie – przy próbie płacenia gołym okiem widzimy, że do danej kasy jest kolejka, a przy innej (która wiemy, że jest otwarta, bo świeci się nad nią światełko z numerkiem) nie ma tylu osób i możemy samodzielnie podjąć decyzję o wybraniu właśnie tej krótszej kolejki. Zwizualizowanie pracy pozwala też dostrzegać wszelkie możliwe anomalie – spadki jakości, wydłużanie się kolejki oczekujących półproduktów, zaburzenie rytmu pracy. Koncepcje, które świetnie sprawdzają się w świecie produkcji czy usług, mogą być też inspiracją dla zespołów scrumowych czy kanbanowych.

Przykłady wizualizacji z życia codziennego

Gdy następnym razem odwiedzicie fastfood (na przykład McDonald albo KFC), zwróćcie uwagę, na co patrzą pracownicy, którzy przygotowują zamówienie. Okazuje się, że na zapleczu cały proces zamówień i ich kompletowania jest w całości zwizualizowany na szeregu ekranów. Każde zamówienie ma swoją “karteczkę”, na której spisane są wszystkie potrzebne elementy składowe. Dodatkowo osoby obsługujące linię “drive-in” widzą czasy obsługi (od początku złożenia zamówienia przez danego kierowcę i od początku danego etapu procesu obsługi). Gdy czasy obsługi przekraczają ustalone normy, pracownik obsługi widzi to w postaci zmieniającego się koloru i może szybko podjąć decyzję – na przykład o zwiększeniu ilości osób przygotowujących zamówienia albo poproszeniu kierowcy o zjechanie na miejsce dla oczekujących na zamówienie (by nie blokować całej kolejki jednym większym albo nietypowym zamówieniem). W coraz większej ilości restauracji zwizualizowana jest też całość kolejki zamówień dla wszystkich klientów – na tablicy na ekranie każdy klient widzi, ile jest zamówień w przygotowaniu, widzi też tempo wydawania kolejnych zestawów, wreszcie informowany jest o tym, że jego zamówienie jest gotowe.

Tablica informacyjna na przystankuKolejnym sztandarowym przykładem wizualizacji, coraz częściej dostępnym również w Polsce, są systemy informacji o ruchu – drogowym albo komunikacji miejskiej. Na przystankach tramwajowych zamieszczane są informacje o tym, jaki numer tramwaju przyjedzie w najbliższym czasie i jaki jest przewidywany czas oczekiwania.  Zwłaszcza dla pasażerów, którzy mają kilka alternatyw dojazdu (np. różne kombinacje przesiadek), rzeczywista i wiarygodna informacja pomaga szybko podjąć optymalną decyzję. Do takich tablic nie są potrzebne żadne dodatkowe wyjaśnienia, a osoby z nich korzystające bardzo sobie je cenią.

Ten ostatni przykład warto przenieść wprost do otoczenia zespołów projektowych – oprócz samej wizualizacji pracy do wykonania, dobrą praktyką jest również propagowanie informacji o czasach realizacji zadania – lead time i cycle time. Wizualizacji podlegać mogą również kluczowe KPI produktu – zarówno biznesowe jak i technologiczne.

Jak wizualizację stosują zespoły scrumowe i kanbanowe?

Najpopularniejszą metodą wizualizowania pracy jest tablica. Nie ma jednego standardu tablicy scrumowej czy kanbanowej, zazwyczaj zawierają one informacje o kolejce pracy do wykonania, pracy w toku i pracy skończonej. Sam wygląd tablicy i jej struktura powinna podlegać ciągłemu usprawnianiu, tak by narzędzie to było pomocne zespołowi i czytelne dla interesariuszy.

Tablica Scrumowa z serialu Dolina KrzemowaWarto też zdawać sobie sprawę o rozróżnieniu na radiatory informacji i lodówki informacji. Radiator informacji propaguje informację mimochodem – przechodzimy koło zespołu i widzimy na ich ekranie na przykład wyniki monitoringu środowisk testowych i produkcyjnych, istotne wskaźniki biznesowe w danym produkcie, wykresy wykorzystania produktu. Nie musimy nikogo o nic pytać – dokładnie jak w definicji z drugiego akapitu informacja jest samowyjaśniająca się. Lodówką informacji jest jakakolwiek “wizualizacja”, która jest schowana, na przykład w elektronicznym narzędziu, do którego trzeba się zalogować, na przykład na stronie wiki ukrytej gdzieś w zakładkach. Trzeba dużo samozaparcia, by taką informację wydobyć (wymagane jest otwarcie “drzwi lodówki” by się do niej dostać), co gorsza wiele osób może nie dać rady takiej informacji odszukać, albo w ogóle o jej istnieniu wiedzieć. Stąd dobrą praktyką wizualizacji w zespołach jest prezentowanie informacji w miejscu widocznym dla całego zespołu i interesariuszy, najlepiej w jak najbardziej oczywisty i jednoznaczny sposób. Wiele poprawnie wizualizujących zespołów wykonuje dodatkową pracę związaną z pokazaniem celu sprintu, backlogu sprintu, aktualnego postępu prac, nawet jeśli informacje te są gdzieś dostępne w ich systemach pracy grupowej.

Wiele zespołów wpada w pułapkę narzędzi elektronicznych – skoro informacje o backlogu są już wprowadzone do narzędzia (np. Jira, Google Docs itp.), to niepotrzebną dodatkową pracą wydaje się wygenerowanie tej informacji do postaci fizycznych karteczek (postitów czy wydruków). Fizyczna wizualizacja backlogu sprintu albo backlogu produktu jest świetnym narzędziem do skupienia pracy całego zespołu podczas planowania czy refinementu. Fizyczne elementy Backlogu mogą podlegać łatwemu przestawianiu, sortowaniu, grupowaniu i dopisywaniu notatek. Dodanie kolejnego elementu w postaci kartki/postita jest znacznie szybsze do wykonania w trakcie spotkania niż obserwowanie kręcącego się kółka ładowania kolejnej strony naszego ulubionego narzędzia. Większość firm wymaga stosowania jakiegoś narzędzia elektronicznego, ale warto spojrzeć na efektywność pracy zespołu przy użyciu fizycznych kartek w porównaniu do używania wersji online. Praktyka pokazuje, że kilka dodatkowych minut na wydrukowanie istniejącego backloga, a potem przepisanie go z powrotem do narzędzia warte jest wzrostu efektywności pracy całego zespołu na przykład na Planowaniu Sprintu.

Cumulative Flow Diagram

Cumulative Flow Diagram – autor Paweł Brodziński

Kolejną metodą wizualizacji są wykresy typu “burndown” i “burnup”. Pokazują one postęp prac zespołu, wizualizują statystykę ilości pracy do wykonania i umożliwiają wyobrażenie sobie za pomocą prostego obrazu tego, ile jeszcze czasu potrzeba, by skończyć to, co jest zaplanowane do zrobienia. Wykresem szczególnie bogatym w dodatkowe informacje, jakie można z niego odczytać, jest Cumulative Flow Diagram, stosowany jako praktyka w kanbanie. Na różnokolorowym wykresie zebrane są sumy ilości wszystkich zadań jakie są do wykonania, wszystkie statusy zaawansowania pracy i wszystkie zadania zakończone, a na drugiej osi pokazana jest zmienność tych statusów w czasie.

Ta praktyka sama w sobie zasługuje na osobny rozbudowany artykuł, dlatego w tym momencie odeślę tylko czytelników do świetnego opracowania Paula Klippa na ten temat i rozbudowanej analizy możliwych rzeczy do wyczytania z CFD zebranej przez Pawła Brodzińskiego.

Innym często promowanym przeze mnie w zespołach sposobem wizualizacji, niezwiązanym już z tematem kolejki pracy do wykonania, jest zamieszczanie gdzieś w przestrzeni zajmowanej przez zespół informacji o podjętych decyzjach. Zespoły chwalą sobie i chętnie korzystają z plakatów zbierających na przykład aktualne brzmienie Definition of Done albo Definition of Ready i inne reguły pracy całego zespołu. Warto w łatwo dostępnym miejscu zamieścić informacje o toczącym się sprincie (cel sprintu, data i godzina najbliższego sprint review), sporo zespołów wpada samodzielnie na pomysł dużego kalendarza z informacjami o ważnych datach dla danego produktu / projektu (daty okien releasowych, przewidywany termin uruchomienia kolejnej wersji) albo terminy niedostępności osób w najbliższym okresie czasu. Wszystkie te informacje są dostępne w najprostszy możliwy sposób – wystarczy rzut oka na ścianę czy tablicę, by je odszukać, w momencie gdy są potrzebne.

Jak wizualizować?

Wieża kontroli lotów na HeathrowPo swojemu. Nie ma lepszej i gorszej wizualizacji, a wszystko zależy od specyfiki danego zespołu, niezależnie od tego czy stosuje Scrum czy Kanban. Porządnie podchodzący do usprawnień zespół w początkowym okresie prawdopodobnie zacznie od prostych rozwiązań, np. od jakiejś prostej wersji tablicy (z kolumnami “do zrobienia”, “w trakcie” i “zrobione”) i potem od czasu do czasu będzie sobie usprawniać ten aspekt, wzbogacając tablicę o te elementy, które w tym konkretnym zespole są potrzebne. Podobnie z innymi metodami wizualizacji – prawdopodobnie będą odpowiedzią na realne problemy zespołu i wszystko, co trzeba zrobić, to w trakcie szukania rozwiązań w trakcie retrospektywy, zadać sobie pytanie, czy zjawisko, które chcemy usprawnić, może być zwizualizowane tak, by utworzyć proces samowyjaśniający się i samoregulujący się.

Źródła zdjęć:

  • https://www.flickr.com/photos/brizzlebornandbred/8482322048/
  • http://www.ztm.poznan.pl/aktualnosci/wszystkie/tablice-informacji-pasa-erskiej-piktogram-wskazuje-pojazdy-niskopod-ogowe/
  • http://www.techhive.com/article/2153845/silicon-valley-episode-6-excuse-me-mister-car.html
  • http://brodzinski.com/2013/07/cumulative-flow-diagram.html
  • https://www.flickr.com/photos/natspressoffice/7581941794/

 

Komentarze do wpisu: “Co to jest wizualizacja? [agilestarter]

  1. Świetne pomysły! Zaraz będę organizował jakąś tablicę dla mojego teamu 🙂 Zobaczymy jak klasyczna tablica się do tego sprawdzi, bo do tej pory korzystamy z jakichś wersji elektronicznych, każdy po swojemu na swoim komputerze.

    Kilka z tych elementów, które wskazałeś można na pewno wziąć z Jiry (jeśli ktoś akurat korzysta, wystarczy dodać „gadgety”) i wyświetlić jako np. dashboard na jakimś telewizorze.

    Stworzenie takiego bardzo dedykowanego rozwiązania to może być fajny temat na jakieś FedEx days albo inne wydarzenie, na którym team może pracować nad swoimi pomysłami.

    Dzięki za dobry artykuł, pozdrawiam

    • Jakub Szczepanik

      Cześć Tomek, cieszę się, że podoba Ci się garść powyższych inspiracji.

      >> Zaraz będę organizował jakąś tablicę dla mojego teamu

      Nie zapomnij o kanbanowym „Improve Collaboratively” – najlepsze tablice zespołowe powstają z całym zespołem 😉

      Pozdrawiam,
      Kuba


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

Ta strona używa Cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x