Jak sprawić, żeby zespół podczas spotkań sam ucinał nieistotne dyskusje?

Informacja zwrotna, którą otrzymałem po jednym ze szkoleńGdy prowadzę warsztaty oraz szkolenia z obszaru agile, zwykle na samym końcu proszę uczestników o pozostawienie informacji zwrotnej. Korzystam najczęściej z prostej techniki “Feedback Door” i otrzymuję całkiem różnorodne informacje – od krótkich (“było super!”), do dłuższych, wielozdaniowych wypowiedzi.

Po jednym z ostatnich prowadzonych przeze mnie szkoleń ze Scruma, znalazłem na kartce sugestię, że “przydała by się lepsza kontrola grupy (rozmowy)”. Kluczowy w tej historii jest fakt, że nie jest to pierwszy raz, kiedy spotykam się z tego rodzaju informacją zwrotną, więc spędziłem chwilę zastanawiając się, co zrobić z tym tematem w przyszłości.

W czym problem?

Bywa, że trudno jest mi obiektywnie ocenić, czy dana dyskusja jest w danym momencie interesująca dla całego zespołu, czy może tylko dla jednej lub kilku osób, które w niej uczestniczą. Nikt nie mówi “ej panowie kończcie ten offtop”, nikt nie przerywa, nikt nie kwestionuje zasadności. Mógłbym oczywiście pytać za każdym razem zespół, czy ta dyskusja jest dla nich wartościowa, ale nadal wymagałoby to konkretnej interwencji z mojej strony. Inna opcja, czyli autorytarne ucięcie dyskusji jest do zastosowania, jednak korzystam z niej w ostateczności.

Kiedy rozmyślałem, jak poradzić sobie z tym tematem, skojarzyło mi się rozwiązanie, które widziałem kilkukrotnie zarówno podczas sesji typu Open Space jak i lokalnych spotkań społeczności agile’owych. Polega ono na tym, że jeśli w grupie narodzi się hałas, który uniemożliwia dalsze, efektywne prowadzenia wydarzenia, to jedna z osób podnosi rękę, dając tym samym sygnał do reszty: “przestańmy na chwilę mówić”. Zwykle działa to tak, że inne osoby – oczywiście jeśli znają tę technikę – również podnoszę rękę, aż w końcu “gadatliwa” część sali się ucisza, widząc, że druga część osób milcząc trzyma rękę w powietrzu.

Idąc tym tropem, postanowiłem, że na etapie ustalania kontraktu z grupą, będę proponował, żeby za moderowanie rozmów w zespole, odpowiadał zespół. Dlaczego? Ponieważ lepiej niż ja jest w stanie ocenić, czy dana rozmowa ma dla nich wartość, czy nie. Jako, że miałem przed sobą kilka kolejnych warsztatów do poprowadzenia, szybko pojawiła się okazja, aby pomysł sprawdzić w praktyce.

Slajd z propozycją zasad, który pokazałem podczas warsztatu na konferencji II Project Management Forum

Slajd z propozycją zasad, który pokazałem podczas warsztatu na konferencji II Project Management Forum.

 

 

Opis techniki krok po kroku

Zasada jest prosta: jeśli jako uczestnik dowolnego spotkania czujesz, że czyjaś wypowiedź:

  • Nie ma związku z tematem
  • Jest zbyt niskopoziomowa,
  • Jest nie interesująca na tyle, aby ją kontynuować

to podnosisz rękę i czekasz.

Dalsze dwa scenariusze są następujące:

  1. Kolejne osoby dołączają i podnoszą rękę. Jest to sygnał, że temat jest do ucięcia. W konsekwencji aktualnie trwająca dyskusja kończy się, lub
  2. Inne osoby nie dołączają, co może oznaczać, że temat jednak jest dla większości interesujący i zespół chce go kontynuować.

Moje obserwacje

Po użyciu tej techniki na dwóch szkoleniach oraz jednym warsztacie, mam następujące przemyślenia:

  • Im więcej razy uda się zespołowi w ten sposób zmoderować dyskusję, tym chętniej korzystają z tej możliwości
  • Każda kolejna udana moderacja powoduje, że przy następnej okazji ręce w górę są podnoszone jeszcze szybciej, ubijając tematy poboczne niemal w zarodku
  • Wielu dyskusji ja sam bym nie uciął, a zespół robił to i odwrotnie – te które ja bym uciął, zespół uważał za interesujące
  • Wypowiedzi osób w rolach managerskich są przez grupę rzadziej moderowane; mam dwie luźne hipotezy z tym związane, może to wynikać z:
    • Faktu, że wypowiedzi po prostu są interesujące, ponieważ manager dysponuje szerokim kontekstem organizacyjnym, szerszym niż osoby w zespole
    • Aktualnie panującej kultury organizacyjnej i bierność zespołu może wynikać np. z braku poczucia bezpieczeństwa jeśli chodzi o wyrażanie własnych poglądów

Co więcej, zachęcam grupy, aby zabierały tę technikę do swoich firm i korzystały z niej w trakcie dowolnych spotkań.

A jak Wy radzicie sobie z ucinaniem nieistotnych dyskusji? Jakie metody spotkaliście? Które z nich sprawdziły się Wam, a które nie? Czekam na Wasze pomysły w komentarzach.

Komentarze do wpisu: “Jak sprawić, żeby zespół podczas spotkań sam ucinał nieistotne dyskusje?

  1. Miałam bardzo podobny problem, tym większy, że jestem scrum masterką bez technicznego wykształcenia, więc bardzo trudno mi ocenić, kiedy dyskusje są na temat i coś wnoszące, a kiedy wymykają się poza temat i kontrolę. Poruszyłam ten problem z zespołem i zaczęliśmy wspólnie szukać rozwiązań. Podnoszenie rąk było już wykorzystywane jako sygnał chęci zabrania głosu (to akurat, by uniknąć mówienia równocześnie, przerywania lub niemożliwości przebicia się przez innych). Wymyśliliśmy więc, że każdy będzie miał ze sobą na spotkaniu np. żółty kartonik formatu post-ita. Kiedy uzna, że czyjś monolog czy dyskusja przedłużają się lub zbaczają z tematu, może rzucić ją na środek. Jeśli kilka kolejnych osób dorzuci swoje kartki, jest to sygnał dla przemawiających, że pora kończyć lub że temat nadaje się do backlogu tematów do rozwinięcia kiedy indziej. Technika podobna do rąk w górze o tyle, że nie wymaga przerywania i wtrącania się komuś w słowo oraz że każdy może ją zastosować kiedy uważa za słuszne. Daje to autonomię zespołowi, a osobom dyskutującym możliwość dokończenia myśli i zamknięcia tematu. Przydaje się to głównie na spotkaniach, gdzie powstają koncepcje i propozycje rozwiązań, gdzie dyskusja jest burzliwa i często są osoby, które trochę „ciągną w swoją stronę” lub przychodzą z własną agendą.


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Ta strona używa Cookies, korzystając z niej wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Nasza Polityka Prywatności
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x