Retrospektywa – zaczynamy się usprawniać

W naszym cyklu Agile Starter dla osób rozpoczynających pracę zwinnymi metodami pracy nadszedł czas na omówienie ostatniego spotkania scrumowego. Retrospektywa kończy Sprint i zazwyczaj przeprowadzana jest bezpośrednio po Review Sprintu. Jak możemy przeczytać w Scrum Guide “Retrospektywa Sprintu jest okazją dla Zespołu Scrumowego do przeprowadzenia inspekcji swoich działań i opracowania planu usprawnień, który zostanie wcielony w życie w najbliższym Sprincie”. Ponieważ internet jest pełen stron pt. “1001 pomysłów na efektywne Retro” w tym artykule chciałabym się skupić na metodzie, które niezależnie od użytych ćwiczeń i pomysłów pozwoli wam faktycznie dobrze spożytkować czas w trakcie tego spotkania.

Metodę tę opisały Esther Derby i Diana Larsen w książce Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Jeśli dopiero zaczynacie pracę jako Scrum Master i nie wiecie, jak dobrze poprowadzić to spotkanie, panie dostarczają wam gotowe rozwiązanie, którego użycie jest niezwykle proste. Całą retrospektywę dzielimy na 5 kroków:

1. Set the stage

czyli przygotuj scenę spotkania. Zadbaj o to, żeby wszyscy uczestnicy Retro wiedzieli, po co jest to spotkanie (patrz wyżej Scrum Guide) i jakie są jego ramy czasowe (3h dla Sprintu miesięcznego, odpowiednio mniej dla krótszego). Przygotuj materiały do pracy (postity, długopisy itd.), wcześniej zaplanuj sobie agendę krok po kroku i zastanów się, czy nie warto wyprowadzić zespół poza budynek, w którym na co dzień pracują, żeby odetchnęli i poczuli inną atmosferę. Zadaj krótkie, otwierające pytanie (np. jaki tytuł filmu pasowałby do ostatniego Sprintu?) i upewnij się, że każdy członek zespołu na nie odpowie (w ten sposób angażuje się na dalszą część spotkania). Czyli podsumowując, zadbaj o to, żeby retro mogło się odbyć w najlepszy możliwy sposób i w najlepszej możliwej atmosferze.

Tutaj nie mogę nie wspomnieć jeszcze o pierwszej zasadzie Norma Kertha z książki Project Retrospectives: A Handbook for Team Review: „Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the time, their skills and abilities, the resources available, and the situation at hand.” (Niezależnie od tego, co odkryjemy, rozumiemy i głęboko wierzymy w to, że wszyscy wykonali pracę najlepiej, jak potrafili, biorąc pod uwagę swoją wiedzę w tym czasie, umiejętności oraz zdolności, dostępne zasoby i zaistniałą sytuację). Wypowiedzenie tego zdania na początku Retro ma dać zespołowi poczucie bezpieczeństwa, podkreślić, że nie spotykamy się po to, żeby szukać winnych, ale by skupić się na ulepszaniu naszych procesów pracy, oraz ma wprowadzić pozytywną atmosferę. Jeśli mamy zespół nowy, niepewny swojej wartości, który powstał w organizacji z długą historią zachowań niezbyt przyjaznych dla pracowników, takie zdanie powtarzane co Retro pomoże mu się otworzyć i porozmawiać szczerze o usprawnieniach.

2. Gather data

czyli zbierz dane. Oczywiście chodzi o dane dotyczące pracy w ostatnim Sprincie. Żeby podjąć decyzję, co jako zespół chcemy w pierwszej kolejności usprawnić, najpierw musimy w jakiś sposób zwizualizować i opisać Sprint, czyli zebrać informację o tym, CO się wydarzyło w jego trakcie.. Najprostszy sposób to odpowiedź na pytania: co poszło dobrze, co poszło źle. Zespół może również na linii czasu zaznaczać ważne wydarzenia ze Sprintu i na bieżąco omawiać ich wpływ na pracę lub użyć metafory żaglówki (kotwica to to, co nas wstrzymywało, żagle z wiatrem to to, co nas pchało do przodu). Poza wydarzeniami, danych do podjęcia decyzji dostarczą nam również metryki (prędkość zespołu, liczba dowiezionych elementów z Backlogu Sprintu vs przewidywania) i odczucia zespołu.

3. Generate insights

czyli czas na przemyślenia. Skoro już wiemy, CO się wydarzyło w poprzednim Sprincie, pora porozmawiać o tym, jakie widzimy związki pomiędzy tymi zdarzeniami, z czego one wynikają, jakie wzory nam się rysują, jakie tropy się powtarzają i gdzie leżą przyczyny trudności, jakie napotkaliśmy. Tutaj świetnie się sprawdza metoda 5 Why, dzięki której zanim zaczniemy myśleć nad możliwymi usprawnieniami, upewnimy się, że chcemy walczyć ze źródłem problemu, a nie tylko jego symptomami. Skoro już zgłębiliśmy przyczyny naszych niepowodzeń i wiemy, z czego wynikają, pora na zebranie propozycji usprawnień. Jeśli problemów jest wiele, warto w tym momencie choćby kropkami (3 na osobę) zagłosować na najbardziej palące kwestie, którymi chcemy się zająć w pierwszej kolejności. A wracając do usprawnień, zwykła burza mózgów zapewne wystarczy, bo zespół w większości przypadków ma doskonałą wiedzę, dokąd, do kogo, z czym trzeba się udać, żeby zaopiekować większość tematów.

4. Decide what to do

czyli decydujemy, co chcemy zrobić. Tak jak wyżej głosowaliśmy na najważniejszy problem, który chcemy omówić i spróbować zaadresować, tak tutaj decydujemy, które z rozwiązań, propozycji usprawnień, wdrożymy w życie. Upewnijmy się, że wybieramy usprawnienia, które jesteśmy w stanie zrealizować w kolejnym sprincie, lub chociaż wiemy, od czego powinniśmy zacząć (w przypadku bardziej skomplikowanych problemów). To ważne, żebyśmy nie porywali się z motyką na słońce, bo niezrealizowane usprawnienia potrafią mocno osłabić morale zespołu i jego wiarę w sprawczość. Tym bardziej, jeśli te akcje nie dotyczą tylko zmian wewnątrzzespołowych, ale wymagają zmian w organizacji. Tutaj praca nad usprawnieniami może potrwać dłużej i warto na bieżąco z zespołem rozmawiać o postępach prac.

5. Close the retrospective

czyli zamykamy spotkanie. Robimy mini retro naszej Retrospektywy. Zadajemy zespołowi proste, krótkie pytania na przykład o to, czy Retro było efektywne, czy wychodzą z niego zadowoleni, na ile w skali 1-5 (głosowanie na palcach) oceniają spotkanie, co ich zaskoczyło w trakcie spotkania, co z niego wynoszą, komu chcieliby podziękować za pracę. W ten sposób kończymy spotkanie dodatkową informacją, feedbackiem dla prowadzącego, który pozwoli mu kolejną Retrospektywę poprowadzić jeszcze lepiej.

I to by było na tyle, na początek 🙂

 

P.S.1 Wracając do wzmiankowanego we wstępie internetu: jeśli potrzebujecie konkretnych przykładów, jak poprowadzić każdy z wyżej opisanych punktów Retrospektywy, skarbnicą wiedzy jest strona https://plans-for-retrospectives.com/ – na której możecie dowolnie zestawiać ze sobą elementy.

P.S.2 Warto również pamiętać, żeby na spotkaniu wrócić do ustaleń z poprzedniego Retro. Czy weszły w życie, czy się ich trzymamy, czy coś nam poprawiły, czy pracuje się nam lepiej. Jeśli tak – super, jeśli nie – znajdźmy chwilę na przedyskutowanie, dlaczego tak się stało i co w związku z tym zamierzamy dalej zrobić. Tutaj przydaje się stary, dobry cykl Deminga, czyli PDCA (Plan-Do-Check-Act), który pozwala nam wejść właśnie w tryb ciągłego usprawniania się:

  • Plan, czyli planujemy na Retro akcje poprawiające naszą pracę
  • Do, czyli w trakcie Sprintu wdrażamy akcje w życie
  • Check, czyli na kolejnym Retro sprawdzamy, czy akcje mają pozytywny skutek
  • Act, czyli w oparciu o pozytywny/negatywny skutek decydujemy, co dalej zrobić z naszymi akcjami

I dalej, da capo al fine 🙂

Komentarze do wpisu: “Retrospektywa – zaczynamy się usprawniać


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Ta strona używa Cookies, korzystając z niej wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Nasza Polityka Prywatności
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x